ISV Hústermelést Szervező Zrt.

A kulcsszó az adaptálás és a fejlesztési támogatás

Az ISV Hústermelést Szervező Zrt. tulajdonosai a lehető legjobb időben hoztak döntést egy integrált vállalatirányítási rendszer bevezetéséről. Anélkül ma már valószínűleg nem lennének versenyképesek, legtöbb konkurensük ugyanis már évek óta használ valamilyen ERP-rendszert. A bevezetés szükségességét már tíz éve megfogalmazta a cég IT-vezetője – de az akkori tulajdonosok nem kívántak finanszírozni ilyen beruházást. Az elhúzódó előkészítésnek van azonban előnye: volt idő alaposan körülnézni a hazai ERP-piacon és volt idő a rendszerrel szembeni elvárások alapos átgondolására is. A végeredmény: 2010 január eleje óta élesben működik a MultiSoft által bevezetett Microsoft Dynamics NAV – ennek köszönhetően a cég gyártási költségei már az első évben jelentősen csökkentek.

Az üzleti probléma Előzmények, projekt-előkészítés

Közel két évtizede az ISV-nél már kiépítettek egy informatikai rendszert, amellyel a cég könyvelési, pénzügyi, számlázási és raktárkészlet nyilvántartási feladatait kezelték. A LibraCom ügyvitel-szervezési program a budapesti központban működött, de online kapcsolat hiányában a telephelyek csak egymástól függetlenül, szigetszerűen dolgozhattak egy-egy funkcióval, a rendszer nem volt képes az integrált adatkezelésre. A gyártás-vezérlés, a készletkezelés és a beszerzés egyedi fejlesztésű szoftverekkel történt, az automatikus adatcsere azonban megoldhatatlan volt, mivel a sziget-alkalmazásokat nem lehetett összekötni a LibraCom-os rendszerrel.

Az informatikai rendszerhez csatlakozott egy számítógépes termelésirányító rendszer is, amely a nyírtelki takarmánygyárban gyógyszergyári minőségbiztosítással rendelkező, magas színvonalú takarmány előállítását vezérelte. Ez a rendszer jelenleg is kiemelkedő fontosságú a cég működésében, mivel nemcsak az egyes takarmánykeverékek receptjét tartalmazza, de az alapanyagok keverési arányait szabályozó szelepek, mérlegek, légnyomás- és hőmérsékletet-szabályozók vezérlését is végzi.

A telephelyeken rögzített adatokat korábban floppykon küldték el a budapesti központba, de így a rendelésfeladások összesítése lassú és sok hibalehetőséget rejtő folyamat volt. A központ csak 1-2 hónapos késéssel tudott elemzéseket és kimutatásokat készíteni, ami az egyre keményedő versenyhelyzetben már tarthatatlan volt.

Szükség volt egy online-kapcsolattal összekötött, a vállalat valamennyi folyamatát teljes körűen lefedő rendszerre. A telephelyeket összefogó, integrált rendszer kialakítását célzó korszerűsítési törekvések azonban csak a 2006-ban történt tulajdonosváltás után valósulhattak meg, miután az ISV 30 dolgozója megvásárolta a vállalatot. Az új vezetés már fogékony volt a váltásra.

Az ilyen, mérföldkő-jellegű váltások szükségességének felismeréséhez mindig kell egy hozzáértő stratéga – szerencsés egybeesés, ha ő egyben a megoldás véghezvitelében is meghatározó szerepet kaphat. Az ISV esetében ez történt – így végül sikerült előnyt kovácsolni abból, hogy a korábbi tulajdonosok évekig nem engedték a korszerűsítést.

Kovács József, az ISV Zrt. informatikai vezetője három évtizede eredetileg agrármérnökként kezdett a cégnél, így szakmai szempontból is minden részletében ismerte az ISV működését, ugyanakkor IT-vezetőként tisztában volt az informatikai elvárásokkal is.

„Olyan megoldást kerestünk, amely a standard vállalatirányítási funkciókon kívül a speciálisan élelmiszeripari gyártóvállalat igényeire szabott funkciókat is biztosítja, ugyanakkor a négy telephelyünk valamennyi elvárását kiszolgálja. Évek óta kialakult elképzelésem volt a korszerűsítésre, jó néhány szakmai előadáson vettem részt, így részleteiben is megismerhettem a piacon elérhető vállalatirányítási rendszerek szolgáltatásait. Azt tapasztaltam, hogy sokan kínálnak akár dobozban, akár üzemeltetéssel együtt ERP rendszereket, és tudtam, hogy a bevezető hozzáállása, az egyedi fejlesztések megvalósíthatósága, és a későbbi szoftver- és üzemeltetési támogatás nagyon fontos lesz. A szaksajtóban és az interneten jó néhány rossz példáról is lehetett olvasni, azokból a hibákból is sokat tanultunk. Tudatosan arra készültünk, hogy nem egyszeri beruházást, hanem egy olyan középtávú beruházási projektet valósítsunk meg, amelyben a bevezetés és adaptáció mellett kulcskérdés a modulok kiválasztása, a testreszabás, egyedi igények kielégítése, az oktatás, az adatmigrálás, a szoftverkövetés és az általános support – foglalta össze a döntés-előkészítés első lépéseit Kovács József. – „A Microsoft Dynamics AX és NAV rendszerek mellett megismertem az SAP Business One megoldását és a Volán új rendszerét is – ez utóbbiak kisebb beruházással megvalósíthatók lettek volna, de funkcionalitásuk nem volt teljes, hiányzott például a gyártási modul. Több ajánlatot kaptunk a szállítóktól, a beruházási összeg és a megvalósítási idő tekintetében is igen nagy volt a szórás – végül készítettem egy döntés-előkészítő táblázatot. Svéd Jánossal, a MultiSoft értékesítési és marketing igazgatójával már korábban is kapcsolatba kerültünk, ő akkor a NAV 3.1 és 3.2-es rendszert mutatta be. A 2008 tavaszán megtartott Microsoft NAV Élelmiszeripari bemutatón újra találkoztunk, az új szolgáltatások megismerése után gyorsan kiderült, hogy végre megtaláltuk a megoldást. A MultiSoft ajánlata minden tekintetben a legkedvezőbb volt.”

Mivel a MultiSoft szakemberei korábbi élelmiszeripari tapasztalataikra alapozva már kialakítottak egy iparági megoldást, így mindössze ezeket kellett az ügyfél igényei alapján testreszabni, valamint a NAV rendszer és a takarmánykeverő gép szoftvere közötti interfészt kellett elkészíteni, ami jelentős megtakarítást jelent a vállalat számára.

A konzultációk során kiderült, hogy a NAV alaprendszeréhez sok egyedi, az élelmiszeripari ágazat elvárásainak megfelelő szolgáltatást hozzátettek, a MultiSoft iparági megoldásában számos olyan funkció is fellelhető volt, amelyeket korábbi tapasztalataik alapján fejlesztettek ki, és amelyekre az ISV-nek is szüksége volt. „Ez olyan hozzáadott érték, amire – ma már tudom – kevesen képesek. Végül 2009 közepén szerződést kötöttünk.” – mondja az informatikai vezető.

A bevezetés fázisai

2009 nyarától felgyorsultak az események. Az első konzultációk során az alapigényeket mérték fel, a MultiSoft javaslatára minden szakterületről választottak egy-egy kulcsfelhasználót, s közben összegyűjtötték a telephelyek egyedi elvárásait. Augusztusban megkezdődött az intenzív helyzetfelmérés, októberre befejeződtek az egyedi igények pontosításai, a MultiSoft szakemberei pedig időközben elkészítették a rendszer paraméterezését is.

Mivel első körben nem lehetett pontosan meghatározni a rendszer felhasználóinak várható számát, az ISV eredetileg bérelte a Microsoft NAV rendszert, később 20 egyidejű (konkurens) felhasználói licencet vásároltak meg. November végére fejeződött be a telepítés, utána a finomhangolás következett, decembertől elkezdődött az oktatás és a tesztüzem – 2010. január 1-től pedig éles üzemben működik a Dynamics NAV. Egyedi fejlesztések

Az ISV-nél pontosan megfogalmazták, hogy mely funkciókra van szüksége a cégnek az éles induláskor, és melyek azok a szolgáltatások, amelyekkel elegendő a második-harmadik ütemben elindulni. A MultiSoft szakértőinek tanácsait követve számos funkcióhoz tartozó adat rögzítése már az első körben megtörtént, ezzel azt biztosították, hogy a későbbi fejlesztéseknek is meglegyen az adatbázisa, az új lekérdezési funkciókhoz szükséges adatok is elérhetőek legyenek.

Természetesen a gyártás zavartalan kiszolgálása elsődleges prioritást kapott – a kiegészítő tevékenységek a második vonalba kerültek. Kiemelt szempont volt például a takarmánykeverő-szoftverhez illeszkedő interfész kifejlesztése, ami fontosabb volt a címke-nyomtatásnál, vagy az elkészült termékekhez mellékelt adatlapok kinyomtatásánál.

A Dynamics NAV-ban eredetileg nincs minőségbiztosítási modul, az ISV-nél azonban az ISO 22000-es rendszerű minőségbiztosítást is dokumentálni kell. A MultiSoft szakmérnökei sikerrel valósították meg ezt a fejlesztést is, így ma a NAV arra is képes, hogy hiteles bizonyítványt állítson elő arról, hogy a termékek minden tekintetben megfelelnek a takarmány-törvénynek. Végeredményben a gyártás és értékesítés számára olyan hátteret biztosít a vállalatirányítási rendszer, amivel a vevők felé garantáltan bizonyítható a termék minősége. Eredmények és tapasztalatok

„Az első hónapokban voltak ugyan kezdeti nehézségek, de március óta minden felhasználó egybehangzóan úgy tartja, hogy komoly előrelépést jelent a Microsoft Dynamics NAV alkalmazása, a régi rendszerhez nem ülne vissza senki” – mondja Kovács József, majd így folytatja tapasztalatainak összefoglalását: „Nagy segítséget kapunk a rendszertől például a kintlévőségek kezelésében. A lejáró számlákról naponta kapunk figyelmeztetést, kérésre a szoftver kigyűjti a rendszeresen késve fizető vevőket. A régi rendszerben előfordult, hogy nem idejében vettük észre, ha egy vevő még nem fizetett, és újra kiszállítottunk neki árut. Most a megrendelés rögzítésekor azonnal jelzi a rendszer, ha problémás a megrendelő: megjelenik egy ablak, amelyből látjuk, hogy tartozása van.

A gyors döntések meghozatalában a különféle kimutatások, riportok adnak segítséget. Az azonnal elérhető, naprakész adatokból származó előnyöket most kezdjük felfedezni, és egyre aktívabban használjuk az elemzéseket a megfelelő döntések meghozatalához. Egyre tisztábban látjuk a mélyebb összefüggéseket, egyre inkább kihasználjuk az integráltságból fakadó előnyöket, és egyre többször fedezzük fel, hogy a napi kérdéseinkre ott van a válasz a rendszerben – tehát kevesebbet kérdezünk egymástól, mégis pontosabb válaszokat kapunk. Jelentősen lerövidült egy megrendelés átfutási ideje is. Korábban a megrendeléstől számítva átlag 5-6 nap telt el a teljesítésig – ez legalább két nappal lerövidült, mert a NAV-nak köszönhetően a logisztika is optimálisabban szervezhető, hamarabb megtörténhet a kiszállítás. 2010-ben jelentősen csökkent a gyártási költség az előző évihez képest. A beszerzések is pontosabban igazodnak a gyártás alapanyag igényeihez, ennek köszönhetően a készletgazdálkodásunk is javult. Így már most biztosan látszik, hogy néhány éven belül meg fog térülni a beruházás” – foglalja össze a legfontosabb előnyöket Kovács József.