Balatoni Hajózási Zrt.

Az ügyfél

A Balatoni Hajózási Zrt. a régió egyik legmeghatározóbb vállalkozása, mely több mint 170 éve szállítja a vendégeket a Balaton vizén. Tevékenysége nagy részben a turisztikai, közlekedési piacra koncentrálódik, de a személyhajózás és a komp közlekedés mellett a vitorláskikötők üzemeltetése is a vállalat profiljába tartozik.
 A Balatoni Hajózási Zrt. fennállása alatt a balatoni turizmus alappillérévé vált, mottójuk: „BAHART, a Balaton motorja” és az utazóközönségnek szóló szlogenjük „Ha Balaton, akkor Hajózás!” is ezt hivatott kifejezni.

Előzmények

A vállalat működésének támogatására, közel két évtizeden keresztül egy helyi, informatikai cég rendszereit használta. A részben közös fejlesztésben formálódott rendszer, leginkább a pénzügyi, könyvelési, számviteli alapfunkciókat szolgálta és az egyéb szakterületek, ágazatok támogatását sziget rendszerek oldották meg, melyek jellemzően nem álltak közvetlen, online kapcsolatban az alaprendszerrel.

2015-ben a Balatoni Hajózási Zrt.-nél menedzsment váltás történt. Az új célok és elvárások teljesítéséhez, a pontos tervezéshez szükségessé váltak egységes, naprakész, vállalati adatok, melyek a korábbi sziget rendszerekből nem voltak biztosíthatók. Az ERP beszerzés folyamatáról és tapasztalatairól Veigl Gábor, a BAHART Gazdasági és stratégiai vezérigazgató-helyettese nyilatkozott.

“Célunk, hogy a Balatoni Hajózási Zrt. egy 21. századi, modern vállalat legyen! Nem csak egy ERP rendszert kerestünk, hanem olyan szakértő bevezető csapatot is, akik megfelelően támogatják a projekt sikerességét.
 A Microsoft Dynamics NAV ERP rendszer és a REVOLUTION csapata bebizonyította, hogy jól döntöttünk.”

Veigl Gábor
 Balatoni Hajózási Zrt.
 Gazdasági és stratégiai vezérigazgató-helyettes

Erp kiválasztás folyamata

Az új rendszer kiválasztásánál fontos szempont volt, a Balatoni Hajózási Zrt.-nél, hogy a bevezetésre kerülő rendszer szállítófüggetlen, és felhasználóbarát legyen.

„A potenciális szoftverkiválasztás alapvetően informatikai szakértő kolléga bevonásával zajlott. Felmértük azokat a piacon elérhető és számunkra megfizethető lehetőségeket, amik a fentieknek eleget tettek és így jutottunk el a Microsoft termékpalettájában található Microsoft Dynamics NAV-hoz.”

A harmadik komoly tényező az időfaktor volt.
 „2016 tavaszán indult el a vállalatirányítási rendszer bevezetése. Nagyon kevés volt az idő, ami a 2017 január 1-es indulás előtt rendelkezésre állt, hiszen összesen egy fél év maradt a szállító kiválasztása után, hogy a projektet előkészítsük. Ennek mentén egy nagyon intenzív munkára volt szükség a kiválasztott partnerrel együtt, ráadásul úgy, hogy a vállalatban nagyon kevés volt az olyan kolléga, aki rendelkezett már vállalatirányítási rendszer használatának gyakorlatával vagy akár bevezetési tapasztalatával. A többieknek ez valóban teljesen új volt.”

A pályázat kiírását követően a REVOLUTION Software Kft. a Balatoni Hajózási Zrt.-nél egy Diagnosztikai felmérést végzett, hogy a vállalat megismerése mellett, a Microsoft Dynamics NAV vállalatirányítási rendszer bevezetésére és fejlesztésére megalapozott és pontos ajánlatot tudjon adni.

Diagnosztika – megismerjük egymást

A helyszíni diagnosztikát követően – mely az ügyfél oldaláról olyan szakemberek részvételével történik, akik teljes mértékben átlátják a jelenlegi, illetve tisztában vannak a jövőbeli folyamatokkal – részletes dokumentálásra kerültek a felmérés során elhangzottak, illetve feltárt folyamatok, mely dokumentáció ezt követően az ügyfél számára is átadásra került.
 A Balatoni Hajózási Zrt. szabadon felhasználhatta az átadott dokumentációt más szállítókkal való tárgyalások során is.

ERP bevezetés

A REVOLUTION Software Kft., több mint egy évtizedes Microsoft Dynamics NAV vállalatirányítási rendszerben szerzett tapasztalatával, a bevezetés alatt nem csak a rendszerben található alapvető ügyviteli, logisztikai, kereskedelmi és számviteli elvárásoknak megfelelő megoldásokat nyújtotta a Balatoni Hajózási Zrt.-nek, hanem a specifikus egyedi elvárásokat is tudta teljesíteni, jellemzően a jegypénztárak esetében és az üzemeltetési területeken.

A jegypénztári modul bevezetés előtt, manuálisan, a hajó- és kikötőnaplókból történt az utasok számának meghatározása, de azzal kapcsolatban, hogy az adott napon, vagy adott járaton mennyit teljesített a hajó – járat szinten, arról nem volt pontos adatuk.
Nem voltak összekötve a pénztárak, így a kapacitástervezés és figyelés is tapasztalati úton történhetett.
„A korábbi rendszerben egy sokkal szűkebb információs tartalom mellett adtuk ki a jegyeket. Nem választottuk ki, melyik kikötőből, melyik időpontban, melyik hajóval, milyen kapacitás mellett utazik a szolgáltatást igénybe vevő utas. Korlátozott mód volt a kedvezmények és fizetési módok figyelembevételére is.”

A REVOLUTION Software Kft. tanácsadói és fejlesztői csapata egy olyan megoldást dolgozott ki, mely teljesen lefedte az ügyfél által bemutatott régi rendszer hiányosságait.

A jegypénztár, a Dynamics NAV alap rendszerrel, online módon kommunikáló modul. Az alkalmazás érintőképernyős monitoron keresztül használható, amely segítségével gyorsan és hatékonyan lehet elvégezni a jegyértékesítési folyamatot.

A rendszerhez csatlakoztatott “vevői kijelzőn” a vásárló nyomon követheti a tételek „kosárba” tételét, valamint a számlázási adatok megadásának lépéseit.

Ennek a modulnak a segítségével már bármelyik pénztárban, bármelyik hajóra, bármelyik programra lehet jegyet vásárolni, visszaváltani, ezáltal a központban is azonnal nyomon követhetőek a pontos kapacitások és terheltségek, naprakész statisztikák és forgalmi adatok állnak rendelkezésre.
Hasonlóan hatékony megoldások kerültek bevezetésre a vitorláskikötők és egyéb üzemeltetési területek támogatására, melyek segítségével a Balatoni Hajózási Zrt. ma már egy korszerű, testreszabott vállalatirányítási rendszer biztosította háttérrel nézhet a jövő kihívásai elé.

„2015-ben megfogalmaztuk a vállalat stratégiáját, egyértelműen arról szólt, hogy modernizálni kell a vállalatot, a modernizálás természetesen kifele abban látványos, hogy hajókat építünk, vitorláskikötőket építünk, személyhajó kikötőket újítunk fel, de ez a tevékenység anélkül nem működik, hogy az alapokat rendbe ne tennénk.
Ez az alap sokszor kifelé nem látványos, hiszen egy vállalatirányítási rendszer alapvetően a belső folyamatokat, hatékonyságot támogatja. A rendszer bevezetése egy komoly feladat, ugyanúgy, mint egy kifelé látványos beruházás. Óriási munka van abban, amit az elmúlt egy évben a REVOLUTION-nel közösen végrehajtottunk. Nagyon fontos alapokat építettünk a jövőre nézve.” – összegezte Veigl Gábor a bevezetés tapasztalatait.

ERP bevezetés előnyei

• Integrált, egységes vállalati információk
• Pontos és azonnali adatok a tervezéshez
• Az azonnali információk birtokában, folyamatos beavatkozási lehetőség, mélyebb kontroll lehetőség
• Vitorláskikötők átláthatóbb üzemeltetésének biztosítása
• Gyorsabb ügyfélkiszolgálás
• Online jegyértékesítés alapjainak megteremtése