„A felhasználók gyorsan megszokták és megszerették a Dynamics NAV 2013-at, az átállás zökkenőmentes volt. Ma már bátran kijelenthető, hogy a hosszas felkészülés meghozta gyümölcsét, az egyedi fejlesztések pontosan úgy illeszkednek a teljes keretrendszerbe, ahogyan azt terveztük”.
| Partner neve: | Veolia Energia Magyarország Zrt. |
| Iparág: | Energia ágazat |
| Létszám: | 150 fő |
| NAV verzió: | Microsoft Dynamics NAV 2013 |
| Bevezető partner neve: | Loginform Kft., Intersoft Consulting Kft. |
| Bevezetés éve: | 2014 |
Példaértékű hozzáállással valósította meg a Microsoft Dynamics NAV 4.0 frissítését a Veolia Energia Magyarország Zrt. Az átállásról már a Microsoft Dynamics NAV 2013-as változatának bejelentését megelőzően döntöttek – a magyar gazdasági környezethez illesztett lokalizált verzió piaci megjelenéséig rendelkezésre álló időt pedig a lehető leghatékonyabban használták ki. A tenderkiírás első lépcsőjében ugyanis egy komoly szakértelmet igénylő adatmigrációs feladat is szerepelt, azt követően részletesen felmérték a 150 felhasználó elvárásait, majd azok szintetizálásával összeállítottak egy igénycsomagot. Az ERP rendszer frissítését két cég hajtotta végre: az Intersoft Consulting Kft. és Loginform Kft. profi együttműködése szintén példaértékű – eredményes kooperációjuk nagyban hozzájárult a bevezetés sikeréhez.
Az ügyfél
A Veolia Energia Magyarország Zrt. (korábban Dalkia cégcsoport) az energiatermelés mellett energiát és energetikai szolgáltatásokat értékesít, három üzletágából (energia, vízgazdálkodás, hulladékgazdálkodás) csak az energia ágazatnál használják a Dynamics NAV-ot. Teljes informatikai rendszerükhöz összesen 400 felhasználó csatlakozik, közülük 150-en dolgoznak az integrált vállalatirányítási rendszerrel.
A cégcsoport intenzív magyarországi bővülését jól jellemzi, hogy újabb erőművek vásárolását tervezik, amelyek szintén az Dynamics NAV 2013 vállalatirányítási rendszerhez kapcsolódnak majd.
Alaphelyzet
Az Dynamics NAV 4.0-ás verzióját 2007-ben a Veolia két regionális központjában installálta az Intersoft Consulting Kft. Az ERP rendszer 2008 január első napján indult a pécsi, fél évvel később pedig a budapesti telephelyen – az adaptálást követően azonban értelemszerűen szükség volt az egyedi fejlesztési igények folyamatos kielégítésére.
Bár a Veolia gazdasági és informatikai vezetése elégedett volt az Intersoft által megvalósított fejlesztésekkel, valamint annak szakmai támogatásával, „vérfrissítést” szeretett volna eszközölni a külső tanácsadók és fejlesztők vonatkozásában, ezért a Veolia menedzsmentje egy nyílt tender kiírása mellett döntött, lehetőséget adva ezzel új beszállítók, látásmódok megismerésére, ami érthető, hiszen természetesen a legjobb ár/érték arányt kívánták elérni.
A tender és a két nyertes kooperációja
Fontos megemlíteni, hogy a tenderkiírásban már eleve egy kétlépcsős projekt szerepelt: az első fázisban a korábban telepített két Dynamics NAV 4.0-ás rendszert kellett egységesíteni és azok adatbázisait összefűzni – a 2013-as verzióra történő frissítés csak ezután következhetett.
A meghívásos tenderre tíz beszállító jelentkezett – többek között az Intersoft Consulting Kft. és a Loginform Kft.
„A pályázatok értékelésénél meglepve tapasztaltuk, hogy a piacot uraló nagynevű Dynamics NAV-bevezető cégek rugalmatlanok, nálunk pedig éppen az igényeink kielégítésére szolgáló egyedi fejlesztések profi kivitelezésére, a rugalmasságra volt szükség. Számunkra kiemelt fontosságú volt az ERP rendszer funkcióinak és szolgáltatásainak profi testre szabása, mivel már hét éve használtuk, megszoktuk, megszerettük. Tudtuk, hogy az új verziónál is nagyon sok finomításra, egyedi elvárásaink megvalósítására lesz szükség, ami csak együttgondolkodással, kiemelt odafigyeléssel valósítható meg. Ma már azt is tudjuk, hogy ezeket az igényeket csakis a profi tudással rendelkező, de kisméretű cégek tudják biztosítani” – foglalta össze a frissítés megvalósításával kapcsolatos elvárásokat Bálint Zsuzsa, a Veolia magyarországi informatikai vezetője (CIO).
A tenderértékelés második körében már csak öt cég maradt fenn a rostán. Bár az Intersoftot már ismerték, munkájukkal elégedettek voltak – ez a tény azonban nem számított behozhatatlan előnynek. A tender elbírálási szempontjai ugyanis annyira szigorúak voltak, hogy – a pozitív tapasztalatok ellenére – bőven benne volt a „pakliban”, hogy nem az Intersoft kerül ki győztesen. Fűszerezi a történetet, hogy a tenderértékelésben ügyféloldali tanácsadóként részt vett egy külsős Dynamics NAV-specialista is. Gajdos Attila szakértőként – mintegy „opponensként” – a megbízó szemszögéből vizsgálta meg a tenderre érkezett pályázatokat. „Nekem védelmet, biztonságot jelentett, hogy egy objektív szakvélemény is segíti a pályázatok kiértékelését. A döntés-előkészítés még kemény feladat – a döntés azonban már könnyű volt” – fogalmazott Bálint Zsuzsa.
A megbízást végül az Intersoft Consulting és a Loginform Kft. közösen kapta meg, ugyanis a két cég pályázata szakmai tartalmában megegyezett. Külön-külön azonban nem lett volna elegendő erőforrásuk a projekthez, ezért a Loginform Kft. visszalépett és az Intersoft pályázatát támogatta. Az így létrejött csapatnak már a szaktudás mellett az erőforrás is rendelkezésre állt a projekt sikeres végrehajtásához.
„Így találkozott az Intersoft Consulting és a Loginform. Mindkét cég létszáma 10 fő, de mindkét cég olyan specialistákat tudhat saját csapatában, akik már jó néhány ügyfélnél bizonyították képességeiket” – mondta Csömöri László, az Intersoft Consulting Kft. ügyvezető igazgatója.
Felkészülés a frissítésre
A Veolia illetékesei már nagyon várták, hogy megjelenjen a Dynamics NAV új (7.0-ás) verziója, valamint a magyar gazdasági környezethez illeszkedő lokalizáció. A bevezetés érdemi része azonban csak 2014 márciusában indulhatott, a cég gazdasági és informatikai vezetői ugyanis ragaszkodtak ahhoz, hogy a magyar nyelvű ERP rendszer garantáltan biztonságos és lokalizált legyen, ezért folyamatosan konzultáltak az Intersoft és a Loginform szakembereivel a telepítés indításának feltételeiről. A várakozás közben bőven volt idő a korábban installált két NAV 4.0 rendszer egyesítésével járó adatmigrációs feladatok elvégzésére és a bevezetés átlagosnál alaposabb előkészítésére.
Érdemes kicsit elidőzni a 2013-as verzióval szembeni elvárások összesítésénél, az igényfelmérésnél – ez a munka ugyanis a sikeres bevezetés egyik záloga volt. A tendernyertes, és a későbbiekben a projekt megvalósításában jelentős szerepet játszó Loginform Kft. szakemberei az előkészítés során is végig hatékony szakmai támogatást nyújtottak a megrendelőnek.
„Az átállás előkészítésére kiemelt figyelmet fordítottunk a vállalatcsoporton belül: felmértük, hogy a frissítéssel kapcsolatban milyen felhasználói igények vannak, milyen rég megszokott, illetve milyen új szolgáltatásokat várunk el az új verziótól. Mivel multinacionális cég vagyunk, az anyavállalattól is kaptunk kötelezően használandó Dynamics NAV-modulokat, amelyeket a fejlesztő-partnereinknek a 2013-as verzióba is be kellett illeszteni. Ilyenek voltak például a riport-készítésekhez szükséges fejlesztések” – mondta Bálint Zsuzsa.
A feladatcsomag összetettségét jól mutatja, hogy az egyedi fejlesztésekkel közel tíz hónap telt el, annak ellenére, hogy az Intersoft naprakészen ismerte a Veoliánál futó rendszert. Az elvárások között azonban az is szerepelt, hogy csökkentsék az egyedi igényeket kielégítő funkciókat.
„A Veolia csökkenteni akarta az egyedi fejlesztések számát, helyettük főként a Dynamics NAV-ban megtalálható standard megoldásokat kívánták használni. Igényeiket funkciók és szolgáltatások alapján csoportosították, azokat kaptuk meg fejlesztési feladatként az Loginformmal közösen” – kezdte a feladatok részletezését Csömöri László.
„Első lépésként feltérképeztük az összes korábbi fejlesztést, és egyenként megnéztük: mit emelünk át az új verzióba, és milyen funkciókat válthatunk ki az új verzióban megtalálható szolgáltatásokkal. Az energia üzletágban jó néhány sajátos ügyviteli megoldást kell beépíteni az ERP rendszerbe. Egy részük már szerepelt a Dynamics NAV 4.0-ban, ezeket kellett beépíteni az új környezetbe, vagy továbbfejlesztve beilleszteni a 2013-as verzióba – a hiányzó funkciók esetében pedig egyedi fejlesztésekre volt szükség. Ez egy igazi „nagytakarítás” volt, de végeredményben sokkal áttekinthetőbbek lettek az adaptációk és egyedi fejlesztések” – tette hozzá Kérdő Róbert, a Loginform Kft. ügyvezető igazgatója.
Rövid kérdőív – hosszú igénylista
„A 150 felhasználó közül ötvennel beszéltem személyesen még a Dynamics NAV 2013 bevezetése előtt, hogy minél pontosabban meghatározhassuk az új igényeket. Mindenki kitöltött egy rövid kérdőívet, amelyen csupán három kérdés szerepelt: mit szeret és mit nem a vállalatirányítási rendszerben, illetve milyen funkciók azok, amelyek hiányoznak, de szeretné használni? Ezekből a válaszokból állítottuk össze a teljes igénycsomagot, s végül ennek szintézisét kapta feladatként a két bevezető cég. Közel 60 elvárás-csoportot fogalmaztunk meg – ezek többnyire funkcionális elvárások voltak, ugyanis az Intersoft korábban már rengeteg egyedi fejlesztéssel alakította elvárásainkhoz a 4.0-ás verziót” – mondta Bálint Zsuzsa, a Veolia informatikai vezetője.
Éles indulás – tapasztalatok, értékelés
Az új verziót végül 2014 november 16-án indították élesben. A Veolia pénzügyi vezetőinek ugyanis január 8-ig kellett elkészíteni az anyavállalatnak kiküldendő auditált mérleget, így a felhasználóknak elegendő idő állt az új rendszer megszokására, használatának elsajátítására. A felkészülés eredményességét biztosította az egyhónapos személyes oktatás, valamint a korábban előkészített e-learning tananyagok elérhetősége.
„A felhasználók gyorsan megszokták és megszerették a Dynamics NAV 2013-at, az átállás zökkenőmentes volt. Ma már bátran kijelenthető, hogy a hosszas felkészülés meghozta gyümölcsét, az egyedi fejlesztések pontosan úgy illeszkednek a teljes keretrendszerbe, ahogyan azt terveztük. A Veolia informatikai csapatának munkáját számos területen megkönnyíti, hogy a korábbi két párhuzamos rendszert összefűztük, és egy jóval korszerűbb IT-infrastruktúrával dolgozhatunk. Bizonyára kimutathatók gazdasági előnyök is, de én inkább az operatív előnyöket hangsúlyoznám: a Dynamics NAV 2013 érezhetőn rövidebb válaszidőkkel dolgozik, a riportok elkészítése jelentősen felgyorsult, a korábbinál sokkal részletesebb kimutatásokat lehet kinyerni a vállalatirányítási rendszerből” – foglalta össze tapasztalatait Bálint Zsuzsa.
Az informatikai vezető külön minősítette a bevezetést végrehajtó partnercégek hozzáállását és munkáját is. Értékelésének külön nyomatékot ad, hogy széleskörű nemzetközi tapasztalatokkal is rendelkezik. Dolgozott külföldön IT projektvezetőként, architektként és üzleti elemzőként, Bulgáriában és Romániában részt vett az ottani leányvállalat Dynamics NAV-rendszerének telepítésében, de Franciaországban is dolgozott Dynamics NAV-bevezető céggel.
„Kiemelném a két bevezető partnercég szaktudását és gyors reagálását. Azt tudtuk, hogy lelkiismeretesek, profik, talán ezért sem lepődtünk meg, hogy ilyen eredményes és hatékony a közös munkájuk. Több mint tíz éve dolgozom különböző szoftverfejlesztő vállalkozókkal, de korábban egyetlen cég sem reagált ennyire gyorsan, hatékonyan, rugalmasan. Az előkészítésbe fektetett munka meghozta gyümölcsét, mert ma olyan funkcionalitású ERP rendszerrel dolgozhatunk, amilyet mindig is szerettünk volna” – mondta végül Bálint Zsuzsa.
Céginformációk
Intersoft Consulting Kft.
A több mint 20 éve alapított Intersoft cégcsoport tagjaként az üzleti informatikai megoldások szállítója. A dinamikusan fejlődő szoftverház a világ vezető megoldásszállítóinak termékpalettájáról kínál vállalatirányítási rendszereket, az üzleti intelligenciát kiaknázó megoldásokat, ügyfélkapcsolati rendszereket, dokumentum- és workflow kezelő rendszereket. Megoldásaiban integrálja a cégcsoport többi tagja által létrehozott termékeket és szolgáltatásokat is.
Loginform Kft.
A 2003-ban alakult Loginform Kft. 2008 óta a Microsoft minősített partnere, valamint Dynamics NAV megoldásszállítója. A ma tízfős cég az évek során kifejezetten a Dynamics NAV-ra specializálódott, licenceket értékesítenek, tanácsadással, szoftverkövetéssel és bevezetéssel foglalkoznak. Magyarországon több mint 60 projektben vettek részt, jelenleg közel 50 cég szakmai támogatását biztosítja.
