“2010-ben komoly feladattal kellett szembenéznie a Fujifilm Magyarország Kft-nek. A több mint tíz éve működő vállalatirányítási rendszerüket két okból is korszerűbbre kellett cserélni: a tulajdonosváltás következtében új struktúrájú riportokat, és rövidebb határidővel kellett küldeniük, amit azonban azzal az ERP megoldással már nem lehetett megvalósítani. Ráadásul a rendszer üzemeltetőitől már semmilyen új fejlesztés nem volt megrendelhető, az alap-support szolgáltatás is legfeljebb a szoftver minimális karbantartására szorítkozott. Szerencsére az anyavállalat szabad kezet adott a magyarországi leányvállalatnak, akik a hazai ERP-piac ismeretében választhatták ki azt az integrált vállalatirányítási rendszert, amellyel az anyacég által elvárt kimutatások és riportok mindegyike határidőn belül elkészíthető.” – Szepesvölgyi Tímea, a Fujifilm Magyarország Kft. értékesítési képviselője
| Partner neve: | Fujifilm Magyarország Kft |
| Iparág: | Kereskedelem |
| Létszám: | 15 fő |
| NAV verzió: | Microsoft Dynamics NAV |
| Bevezető partner neve: | MulitSoft Kft. |
| Bevezetés éve: | 2010 |
A pénzügyi osztály tapasztalatai is azt mutatják, hogy sokkal áttekinthetőbbek az üzleti kimutatások, ráadásul jelentősen csökkent a gazdasági riportok elkészítésének ideje, ami nagyban segíti, hogy határidőn belül küldjék el a Fujifilm GmbH által elvárt riportokat.
Az ügyfél
Az 1991-ben alapított Fujifilm Magyarország Kft. tevékenységi körébe fotótechnikai berendezések és nyers-anyagok, elektronikai termékek, orvosi berendezések és nyersanyagok értékesítése, valamint a fototechnikai és orvosi eszközök szervizelése tartozik. A 15 fős cégnél tíz éve vezették be egy vállalatirányítási rendszert, amelyet 7-8 fő használt rendszeresen.
Az üzleti probléma
2009 május végén tulajdonos-váltás történt, a Fujifilm Europe GmbH az európai harmonizációs folyamat értelmében visszavásárolta a kelet-európai térségben működő érdekelt-ségeit, a magyarországi cég azóta közvetlenül az anyavállalat európai központjához tartozik. A leányvállalatnak az új cégstruktúrában értelemszerűen új riportolási elvárások szerint kell működni, ami megvalósíthatatlan volt a korábbi rendszerből kinyerhető kimutatásokkal, riportokkal – ráadásul a korábban használt rendszerhez már nem voltak elérhetőek új fejlesztések.
„Az előző ERP rendszer egyik legnagyobb hátránya az volt, hogy a kimutatásokat nem lehetett Excelbe exportálni, ezért papíralapon, vagy képernyőmentések kinyomtatásából dolgoztunk, így az adatok későbbi feldolgozása egyre nehézkesebbé vált. Az új riportolási elvárások miatt a cikkcsoport-besorolástól kezdve a vásárlói törzsadatokig minden nyilvántartásunkat újra kellett gondolni, mindent az új rendszer szerint kellett átalakítanunk, megváltoztatnunk. Kiderült, hogy a régebbi rendszerrel lehetetlen a központi elvárások szerinti formátumban elkészíteni a jelentéseket. Elkerülhetetlen volt a vállalatirányítási rendszer cseréje.” – foglalta össze a gondokat és a váltás előzményeit Szepesvölgyi Tímea, a Fujifilm Magyarország Kft. értékesítési képviselője.
A Fujifilm GmbH-nál SAP-t használnak – a 15 fős magyarországi leányvállalat számára azonban a kis szervezetméret és a magas beruházási ár miatt elérhetetlen volt az SAP. Mindezt az anyacég is belát-ta, ezért az új ERP-rendszer kiválasztását a helyi lehetőségeket részleteiben is ismerő magyar képviseletre bízták. A pénzügyi osztály alapos piacfelmérést végzett, megvizsgálták, hogy az ERP-rendszerek bevezetésével foglalkozó cégek által ajánlott megoldások szol-gáltatásai mennyire alkalmasak az új követelmények kiszolgálására. Ugyan-akkor a kiválasztás kiemelt szempontjai között szerepelt, hogy a bevezetést végző cég milyen piaci tapasztalatokkal, milyen erőforrásokkal és referenciákkal rendelkezik, de fontos volt az is, hogy a tender nyertese milyen gyorsan képes megvalósítani a bevezetést, a rendszer testre szabását és az egyedi elvárásokat, valamint az, hogy bevezetés után milyen színvonalú támogatás várható.
Az ajánlatok értékelése után gyorsan megszületett a döntés: az elvárásoknak a Microsoft Dynamics NAV 2009 felelt meg legjobban, bevezető partnerként pedig a MultiSoft Kft.-t választották.
Gyors igényfelmérés – gyors bevezetés
A MultiSoft Kft. szakemberei az igények felmérésével, a bevezetési koncepció kialakításával kezdték a megvalósítást 2011 elején. Az már az első napokban kiderült, hogy az igények kielégítéséhez elegendő a Dynamics NAV 2009 négy alapmoduljának telepítése, így a pénzügy, a beszerzés, értékesítés és a raktárkezelés került a rendszer-tervbe. Mivel a Fujifilm Magyarország Kft. munkatársai már előzetesen összefoglalták elvárásaikat, az igényfelmérés a szokásosnál gyorsabban megtörténhetett.
„ A régi rendszer szolgáltatásainak ismeretében alig egy hét alatt körvonalaztuk az új ERP-megoldással szemben támasztott igényeink legfontosabb pilléreit. Házon belül készítettünk egy Excelt-táblát – több mint 50 bejegyzésben foglaltuk össze, hogy mit szeretnénk, mit várunk az új vállalatirányítási rendszertől. Összesen három konzultációs napot tartottunk, amikor elmondtuk az elképzeléseinket, és a MultiSoft szakembereivel közösen egyeztettük, hogy a felhasználói igények hogyan, miként hangolhatók össze a fejlesztési lehetőségekkel. Tisztában voltunk azzal, ilyenkor gondot jelent, hogy a felhasználók és a fejlesztők nem egy nyelvet beszélnek – nálunk azonban gyorsan sikerült szinkronba hozni a két nézőpontot. A kiváló kommunikációnak köszönhetően nagyon operatívan zajlott az igények és lehetőségek összehangolása, így gyorsan összeállítottuk az átállás menetrendjét, megfogalmaztuk az átállás lépcsőit.” – mondta Szepesvölgyi Tímea.
Az igényfelmérést követő időszak az adat-migrálással és az adattisztítással telt.
A Fujifilm Magyarország Kft.-nél több mint 2000 termékkel foglalkoznak, a valóságban azonban ennél jóval nagyobb az adatbázis, mivel egy-egy cikken belül úgynevezett „cikkváltozatokkal” is számolni kell. Az új ügyféladatbázisban mintegy 200 vásárló szerepel – a bevezetés járulékos előnye, hogy a korábbi lista szelektálásával már csak az aktuális, a valóban létező megrendelők kerültek az új ERP-rendszer vevő-törzsébe.
„Kicsit megküzdöttünk a törzsadatok átvitelével, házon belül, önerőből nem is tudtuk volna elvégezni. Néhány nap alatt sikerült kinyerni az adatokat, a MultiSoft tanácsadóinak közreműködésével már a Microsoft Dynamics NAV-hoz igazítva sikerült újra-paraméterezni az állományokat, és elvégezni azokat a cikk-besorolásokat is, amelyek már az új riportolási rendszernek is megfelelnek.” – fogalmazott az értékesítési képviselő.
Mint minden ERP-bevezetésnél, a Fujifilm esetében is a testre szabás jelentette a legizgalmasabb időszakot, ilyenkor ugyanis új, rejtett igények, és komolyabb fejlesztési feladatok is előbukkannak. Mint kiderült, ennél a projektnél a szokásosnál többet kellett változatni a Microsoft Dynamics NAV alapbeállításain – a menet közben felmerült elvárásokat azonban mindekét fél rugalmasan kezelte.
„Mivel hosszú évek alatt kialakult felhasználói szokásokkal dolgoztunk, a munkatársak erősen ragaszkodtak a megszokott, berögzült formátumokhoz. Elmondtuk, hogy milyen formában szeretnénk látni a kimutatásokat, de kiderült, ezek jelentősen eltértek a Microsoft Dynamics NAV általános beállításaitól. Nagyon sok hasznos tanácsot kaptunk a MultiSoft szakembereitől, az esetek többségében elfogadtuk javaslataikat, mivel széleskörű tapasztalataik eredményeképpen konkrét, jól használható megoldásokat ajánlottak. Legjobb példa erre az úgynevezett „statisztikai mértékegység” amit nekünk minden riportban látni kell. A fotópapíroknál például a raktárkészlet nyilvántartásában „tekercs” szerepel, nekünk viszont a riportokban „négyzetméterben” kell jelentenünk az értékesített mennyiséget. Mint kiderült, ez nem csak egy szimpla konvertálás, hanem annál jóval bonyolultabb feladat, de a MultiSoft gyorsan megoldást talált erre a problémára is” – emelt ki egy példát Szepesvölgyi Tímea.
Adaptálás után klasszikus váltás
Alig több mint egy hónappal az első konzultációk után elkezdődhetett a tesztidőszak, amelynek során közösen végezték el a kisebb-nagyobb pontosításokat és finomhangolásokat. Időközben megtörtént az oktatás is, s mivel a nyolc felhasználónak csak a keresési funkciók részletes megismerése okozott gondot, egyre közelebb került a rendszer élesítése. A váltás a klasszikus „hétvégi átállás” menetrendje alapján zajlott: pénteken még a régi rendszert használták – hétfőn pedig már a Microsoft Dynamics NAV-val dolgozott a csapat.
„Tudtuk, hogy az átmenet első napjai nem lesznek zökkenőmentesek, de végül különösebb gond nélkül indult az új rendszer. Az előkészítés és az oktatás hatékonyságát jól mutatja, hogy nem kellett túlóráznunk, vagy hétvégi műszakot beiktatnunk, az apróbb problémákat gyorsan megoldottuk a MultiSofttal karöltve” – emlékezett vissza 2011 áprilisára Szepesvölgyi Tímea.
Raktárváltás – új fejlesztési feladatokkal
2011 októbere jelentős változást hozott a Fujifilm Magyarország Kft. életében: az európai gyakorlathoz igazodva új raktározó és szállítmányozó céggel kötött szerződést, akik a korábbiaktól eltérő formátumban várták az adatokat. Mivel a raktározó vállalat nem Microsoft Dynamics NAV-ot használ, ki kellett fejleszteni egy olyan interfészt, amely az elvárt formátumra változtatja a NAV-ból kinyerhető információkat. Az átalakításhoz szükséges konvertáló-modult néhány nap alatt kifejlesztették a MultiSoft szakemberei, s mivel a felhasználók már gyakorlottan használták az ERP-megoldást, nem okozott gondot az új funkció alkalmazása, a rendszer pedig csendben teszi a dolgát a háttérben.
Eredmények és tapasztalatok
Közel egy év telt el az átállás óta, a tapasztalatok már minden felhasználó számára megmutatták a korábban használt rendszer és az újonnan bevezetett Microsoft Dynamics NAV közötti különbséget.
„– Egy-két hónap után mindenki rutinosan használta a munkájához szükséges funkciókat – én például olyannyira megszoktam az új rendszert, hogy már kifejezetten élvezetesnek találom a NAV használatát. Lerövidültek a folyamatok, sokkal gyorsabban, sokkal hatékonyabban dolgozhatunk. Nagy előny, hogy nem kell minden adat kinyeréséhez új riportot készíteni, sokkal egyszerűbben megtaláljuk a szükséges információkat, mint a korábbi rendszerben” – mondta Szepesvölgyi Tímea értékesítési képviselő.
A pénzügyi osztály tapasztalatai is azt mutatják, hogy sokkal áttekinthetőbbek az üzleti kimutatások, ráadásul jelentősen csökkent a gazdasági riportok elkészítésének ideje, ami nagyban segíti, hogy határidőn belül küldjék el a Fujifilm GmbH által elvárt riportokat. Mindez annak is köszönhető, hogy a Microsoft Dynamics NAV képes a felhasználói igények alapján testre szabott jelentés-formátumok automatikus elkészítésére.
„Az esetleg felmerülő utólagos paraméterezési elvárásokat rendkívül gyorsan elvégzik a MultiSoft szakmérnökei, így soha nem volt fennakadás a riportok elkészítésében. Az elmúlt egy évben kifejezetten hatékony támogatást kaptunk, nagy segítséget jelent például az online elérhető helpdesk. Az e-mailben feltett kérdésekre szinte azonnal megkapjuk a válaszokat, így mindig sikerült időben megoldani a felmerült gondokat. A korábbi ERP rendszer üzemeltetője hosszabb átfutási idővel reagált egy-egy segítségkérésre, így különösen nagyra értékeljük, hogy a supportot végző cég mindig elérhető, biztos támogatói háttérrel dolgozhatunk” – foglalta össze az előnyöket Szepesvölgyi Tímea.
