Bár sok KKV úgy gondolja, hogy csak a nagy cégeknek van szüksége vállalatirányítási rendszerre, valójában az egy olyan szoftver, ami számukra is egyszerűbbé és hatékonyabbá teszi a rendelkezésre álló erőforrások tervezését, menedzselését.
A vállalatirányítási rendszerek használatának előnyeiről korábban már részletesen írtunk. Most inkább ahhoz szeretnénk segítséget nyújtani, mire is kell odafigyelni egy ilyen ERP rendszer kiválasztásakor.
Helyzetelemzés
Senki sem ébred úgy egy reggel, hogy azonnal egy új ERP rendszerre van szüksége. Mielőtt egy vállalatirányítási rendszer vásárlását és bevezetését határozná el egy kisvállalkozás, alaposan át kell gondolnia, milyen problémákat akar ezzel megoldani. Néhány példa a gyakran felmerülő feladatok közül:
- A folyamatok a cégvezetés már nem képes átlátni Excel táblák és Word, dokumentumok segítségével.
- Hatékonyság növelése: megfelelő rendszer nélkül nem optimalizálhatók a folyamatok.
- Növekedés támogatása: a cég további növekedése már nem menedzselhető hagyományos módon.
- Információk elérése: a munkához szükséges adatokat több helyről, többféle eszközről is el kellene érni.
A döntéshozó csapat összeállítása
A vállalatirányítási rendszer kiválasztása nem az informatikusok feladata. Az ERP rendszer több területet (tervezés, pénzügy, beszerzés, leltárkezelés, HR) is érint. Rendkívül fontos már a tervezés időszakában bevonni ezeket a szakembereket, hiszen értékes szempontokkal járulhatnak hozzá a végső döntéshez.
A CRM iIleszkedése az informatikai környezethez
Bár a vállalatirányítási rendszer a kisvállalkozás üzleti folyamatait segíti majd, mégis egy szoftverről van szó. A kiválasztás fontos szempontja tehát, hogy az új rendszer illeszkedjen a cég már meglevő informatikai környezetéhez. Így például ha egy cég Microsoft eszközöket használ logikus, hogy az ezekhez illeszkedő ERP rendszert – például egy Dynamics 365 Business Centralt – válasszon.
A kisvállalati vállalatirányítási rendszer bevezetési költségeinek reális felmérése
A CRM szoftvert értékesítők hajlamosak alulértékelni a bevezetés költségeit és kockázatait. (Érthető, hiszen ez áll érdekükben.) Az új vállalatirányítási rendszert vásárló kisvállalkozás érdeke, hogy pontosan felmérje ezeket a költségeket. Néhány a leggyakrabban felmerülő kérdések közül: Milyen járulékos szoftverre lesz még szükség? Kell-e bővíteni a meglevő hardvert? Elegendő lesz-e az ERP csomagban kapott tréning, vagy kell-e még további képzést vásárolni? Mennyi időráfordítás igényel a bevezetés a cég dolgozói részérő?
A kiválasztás és a bevezetés valós időigényének felmérése
Általában megállapítható, hogy egy vállalatirányítási rendszer kiválasztása és bevezetése tovább tart, mint ahogy azt eleve eltervezték. Érdemes ezt a tapasztalatokon alapuló megállapítást szem előtt tartani. (Legyen kellemes meglepetés, ha mégsem így történne.)
A nagy cégek 6 hónapot szánnak a kiválasztásra és további 7-et a bevezetésre. Feltételezve, hogy egy kkv vállalatirányítási rendszer, illetve az azt befogadó informatikai közeg egyszerűbb, valamint, hogy a döntések kevesebb szinten mennek át, nagyjából a fenti időigény 50-60 százalékával kalkulálhatunk.
A munkamódszerek felülvizsgálata
Akár az első CRM bevezetéséről, akár a régi rendszer leváltásáról van szó, egy új vállalatirányítási rendszerre való átállás kitűnő alkalmat jelent egy kisvállalkozás számára folyamatainak átvizsgálására és ésszerűsítésére.
ÖSSZEGZÉS
Az ERP csak egy szoftver. Igazi értékké a felhasználók révén válik. Nagyon fontos, hogy a kisvállalkozás vállalatirányítási rendszerével dolgozó munkatársak már a tervezés és a kiválasztás során kapcsolatba kerüljenek új munkaeszközükkel, gyakorlati képzés során sajátítsák el annak használatát. A tréningre, tanácsadókra fordított pénz bőven megtérül!
