Képzelje el, hogy az irodáját, irodaházát teljesen átépítik. Nem egyszerűen csak felújítják, hanem áthelyezik a falakat, kicserélik a csöveket, a vezetékeket, cserélik a burkolatokat. Mindezt úgy, hogy közben a cége valamennyi munkatársának ugyanúgy kell dolgoznia, mint “békeidőben”. Egy vállalatirányítási rendszer bevezetése is majdnem ilyen földrengésszerű átalakítás, (csak nem jár akkora porral).
Kétségtelen, hogy egy, a cég legfontosabb funkcióit érintő ERP rendszer bevezetése komoly hatással lesz a napi működésre, de megfelelő tervezéssel, előkészítéssel ez a folyamat ellenőrzés alatt tartható.
Függetlenül attól, hogy Microsoft Dynamics 365 Business Centralt, vagy valamilyen más ERP rendszert vezetnek be, az implementáció a következő 7 lépésre bontható:
Az ERP-bevezetés céljainak tisztázása
Talán kissé furcsán hangzik, de hangsúlyoznunk kell, hogy a bevezetés előtt fontos tisztázni, mire kívánják használni a vállalatirányítási rendszert. Ebben a fázisban fontos azoknak a mutatóknak (KPI) meghatározása, amik alapján később elemezhetők és mérhetők lesznek az elért eredmények.
A célok meghatározásánál nem elegendő a jelenlegi igényeket nézni, meg kell vizsgálni azt is, mire lesz szüksége a cégnek a következő években.
Az érintett területek és a projektcsapat meghatározása
A Dynamics 365 Business Central a pénzügytől a gyártásig rengeteg terület kezelésére alkalmas. Fontos idejében meghatározni, hogy ezek közül melyikeket érinti majd az új ERP bevezetése. Ebből adódik a bevezetésért felelős csapat összeállítása is. Fontos, hogy minden érintett terület képviselve legyen ebben a teamben.
A jövőbeli igények listázása
Külföldi szakmai fórumokon megdöbbenve olvastuk, milyen sokan vannak, akik egy élő bemutató nélkül, vagy különösebb válogatás nélkül, az első szimpatikus szoftver mellett döntve fognak hozzá az ERP bevezetéshez.
A piac egyre komplexebbé válik, nem elég már gyártót választani, azt is alaposan meg kell vizsgálni, hogy a kiválasztott rendszer miképp konfigurálható, alakítható úgy, hogy leginkább megfeleljen a vállalat igényeinek.
A Dynamics 365 Business Central itt is kiállja a próbát, hiszen 3 felhasználó típusa (Essential, Premium, Team members) az alapfunkciókon kívül eltérő szolgáltatásokat kínál, így jól illeszkedik a felhasználó igényeihez.
A mérlegelés fontos szempontjának kell lennie, hogy az ERP ne csak a jelenlegi, hanem a jövőbeli igényeknek is megfeleljen. Tudni kell, hogy a stratégia alapján merre halad a cég és látni kell, milyen módon képes alkalmazkodni ehhez a szoftver.
Adatmigráció
A vállalatirányítási rendszer későbbi sikere szempontjából meghatározó, milyen adatok kerülnek bele. Különösen kritikus ez akkor, ha a cég korábban még nem rendelkezett ERP rendszerrel. Bár sok rendszer kínál valamilyen automatikus importot, a sok hibás adat importálása később komoly zavarokat okozhat. Az adattisztítás munkaigényes, de rendkívül fontos folyamat.
Az infrastruktúra ellenőrzése
Triviálisnak tűnhet, de idejében ellenőrizni kell, milyen informatikai környezetben fog a kiválasztott vállalatirányítási rendszer működni. (A Dynamics 365 Business Central esetében kollégáink ehhez megfelelő támogatást nyújtanak.) A nem megfelelő infrastruktúra korlátozza az ERP működését.
A vállalatirányítási rendszer ”testreszabása”
Az ERP rendszerek mögött komoly kutatás és iparági tapasztalat áll. Ennek köszönhetően ezek a szoftverek alapvetően megfelelnek az adott iparág alapvető követelményeinek. Ugyanakkor sok olyan finomság adódik, melyek csak a használat közben derülnek ki. Elengedhetetlen tehát egy alapos tesztelés, aminek során az érintettek a szoftver lehetőségeit is jobban megismerik és az azzal szemben támasztott igények is finomodnak.
Az éles üzem indítása
Az új ERP rendszert bevezető csapat számára óriási lépést jelent a tesztidőszak vége és a rendszer élesítése. Itt természetesen nem csak arról van szó, hogyan sikerült a szoftvert előkészíteni az éles működésre, beilleszteni a vállalat működésébe. Az éles üzem a projektcsapat számára is új szintet jelent.
A Dynamics 365 Business Central Quick Start csomagja lehetővé teszi egy skálázható ERP rendszer gyors felállítását és indulását. Ezt követően, az üzleti igények változásával és növekedésével fokozatosan új funkcionalitás adható a rendszerhez.
A vállalatirányítási rendszer működtetése nem egy egyszeri megoldás, hanem egy folyamatos tevékenység. Olyan terület, ami egy sikeres bevezetés után “magától” működik, de amire azért folyamatosan oda kell figyelni.
